Les étapes pour organiser un événement professionnel ?

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Organiser un événement est souvent le meilleur moyen de promouvoir votre entreprise et de vous faire connaître. Vous pouvez également vous donner l’opportunité d’améliorer votre notoriété et votre image en proposant des événements professionnels à vos clients et partenaires. Cependant, si l’événement échoue, il est clairement contre-productif et préjudiciable à votre entreprise, alors n’hésitez pas à faire appel à un professionnel pour cette tâche dangereuse et ne laissez pas le hasard à l’organisation.

Définir les objectifs et les groupes cibles

La première étape consiste à définir les objectifs de l’événement spécialisé. Vous souhaitez encourager vos collaborateurs ou vous souhaitez les remercier ? Favorisez-vous l’esprit d’équipe dans votre entreprise? Informez-vous vos clients des nouvelles offres, trouvez-vous de nouveaux partenaires ? Même s’il s’agit de faire connaître votre entreprise, vous devez vous poser les bonnes questions.  « Quelle image souhaitez-vous renvoyer ? »

Il ne sert à rien d’avoir un événement juste pour avoir un événement. Une fois que vous avez défini les objectifs de votre événement, vous pouvez en savoir plus sur votre organisation. Bien entendu, la sélection du public cible suit la définition des objectifs qui déterminent les caractéristiques de l’événement.

Définir le sujet et le format de l’événement

Une fois que vous savez pourquoi vous organisez un événement et que vous vous ciblez, vous pouvez vous poser des questions sur la nature et le thème de votre événement. 

 Quant au format, les formules sont nombreuses : petits-déjeuners, soirées networking, séminaires, conférences, voyages incentive, salons, conférences, colloques…

Pour les événements de type conférence, le sujet doit avant tout porter sur la transmission des savoirs et savoir-faire et répondre aux questions du public. Faites très attention au choix de votre sujet afin de ne pas risquer de choisir un sujet où de nombreuses autres réunions sont prévues.

La sélection des conférenciers dépendra évidemment du groupe cible. Par exemple, une réunion pour les clients privilégie souvent une personne de l’entreprise, alors qu’un événement destiné à un public interne privilégie souvent une personne de l’extérieur, de préférence connue.

Fixer la date

Vient ensuite le réglage de la date. Il doit convenir au plus grand nombre. Cela nécessite le respect de certaines règles de base. Ne planifiez pas d’événements pendant les vacances scolaires ou les ponts. Les mardis et jeudis sont également propices à l’accueil d’événements professionnels. Une fois que vous connaissez la date exacte, il est important de vous assurer qu’il n’y a pas d’autres événements similaires ayant lieu le même jour qui pourraient entrer en conflit.

Le choix d’un emplacement:une étape importante

Le choix du lieu est un facteur clé pour déterminer le succès de votre événement. Pour mettre toutes les chances de votre côté, jetez un œil aux offres disponibles sur le web et n’hésitez pas à organiser votre événement : séminaire Nantes, congrès, conférences, incentives, voyages incentive… concrètement, il s’agit de trouver le meilleur endroit pour vos besoins. Le site propose plusieurs offres pour vous aider à organiser votre événement, mais n’oubliez pas que la localisation géographique et la facilité d’accès sont des priorités.

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