Disposer d’un service de secrétariat médical à distance reste une solution avantageuse pour les centres et cabinets médicaux. Il permet d’assurer en toute efficacité l’accueil téléphonique des patients et la gestion optimale des rendez-vous ainsi que des tâches administratives. Cependant, sa mise en place demande une sérieuse préparation.
Définir le projet en premier lieu
La première étape sera la définition de ce type de projet pour mettre en place une meilleure solution de secrétariat médical à distance. Déjà, les prestataires de ce service sont nombreux sur le marché. Il est possible de bénéficier des services d’un centre d’appels ou d’un télésecrétaire indépendant.
Pour votre information, un télésecrétaire médical indépendant travaille souvent depuis son domicile. Malgré cela, il est en mesure de réaliser différentes missions en fonction des besoins et exigences de ses clients, notamment les praticiens. Toutefois, cette option est plutôt réservée aux structures qui ne reçoivent que très peu d’appels au quotidien. Les centres d’appels, par contre, conviendront mieux aux grandes structures telles que les hôpitaux et les centres médicaux sociaux. Ils peuvent recevoir un grand volume d’appels chaque jour.
Les professionnels de santé pourront choisir l’une de ces solutions de télésecrétariat médical en fonction de leurs besoins. Peu importe le choix, ils ont la possibilité de leur confier plusieurs tâches essentielles. Les secrétaires médicaux à distance peuvent notamment s’occuper de l’accueil téléphonique des patients qu’il s’agisse de la réception et le transfert des appels ou encore la prise de messages. En plus de cela, ils ont également les compétences nécessaires pour la gestion des rendez-vous et des agendas, la rédaction de comptes-rendus, l’envoi de courriers ou même la relance des rendez-vous.
Procéder à la recherche de prestataires
Après avoir défini les besoins de la structure médicale pour le projet, il faut rechercher un prestataire capable de répondre aux besoins de celle-ci. Pour se faciliter la tâche, il est conseillé de remplir les formulaires de demande de devis sur le site des meilleures sociétés spécialisées en télésecrétariat médical. Cette action permet de recevoir plus rapidement les détails sur les prestations de son futur partenaire. Le mieux serait de demander plusieurs devis pour pouvoir les comparer et choisir celui qui répond aux exigences et au budget de la structure médicale.
Mais cette étape ne doit pas se limiter à ce point. Pour trouver le bon, il faut évaluer chaque prestataire à partir de la mise en place de certains critères. Il est par exemple important de vérifier le niveau d’expérience de la société spécialisée, c’est-à-dire le nombre d’années d’exercice de cette dernière. Il est aussi essentiel de mesurer le niveau de qualification du prestataire, notamment ses spécialisations particulières. Il faut aussi une entreprise maîtrisant les outils et les logiciels utilisés dans le domaine. La structure médicale doit aussi s’assurer de la disponibilité des prestataires selon qu’ils peuvent exercer leurs missions d’une manière ponctuelle ou régulière.
Mettre en place l’aspect opérationnel du télésecrétariat médical
Pour garantir une meilleure collaboration, il est capital d’élaborer un contrat de prestation complet. Il doit contenir les détails des prestations, les plages horaires, la durée du projet, le délai de l’opération, les tarifs… Sinon, il est possible de se limiter tout simplement à un bon de commande. En ce qui concerne un télésecrétaire indépendant, il suffit de procéder à la signature d’un devis.
Par ailleurs, il faudra encore un délai pour commencer la collaboration. Généralement, le prestataire en télésecrétariat médical a droit à une période d’une semaine environ pour se familiariser avec les besoins et les problématiques de l’établissement médical.
Selon les cas, les praticiens peuvent tester le prestataire en question sur une courte durée avant la signature du contrat. Ce sera la solution pour avoir un aperçu global des méthodes de travail du prestataire.